La BDES - Base de données économiques et sociales – à l’usage du comité d’entreprise du CHSCT et délégués syndicaux

15 juin 2016

Depuis le 14 juin 2015, toutes les entreprises de 50 salariés et plus doivent mettre en place une base de données économique et sociale regroupant certaines informations que l’employeur a l’obligation de remettre au comité d’entreprise.

L’utilisation de cette base de données a été largement renforcée par la loi du 17 août 2015 sur le dialogue social.

Depuis le 1er janvier 2016, les informations contenues dans la BDES sont élargies aux informations fournies de façon récurrente au CHSCT.

Le contenu et l’objectif de la base de données économique et sociale

Elle contient l’ensemble des informations qui sont communiquées de manière récurrente aux membres du comité d’entreprise (article R. 2323-1-2 du Code du travail).

La base de données économique et sociale (BDES) doit permettre :
– la mise à disposition des informations nécessaires aux consultations annuelles du comité d’entreprise ;
– de donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise ;
– l’accès à l’ensemble des informations communiquées de manière récurrente au comité d’entreprise (art. R. 2323-1-2 du Code du travail et au CHSCT (art. L. 2323-8 du Code du travail) ;
– la mise à disposition à l’égard de l’Administration des rapports et informations que le Code du travail prévoit de lui transmettre (art. L. 2323-9 du Code du travail).

L’article R. 2323-1-5 du Code du travail énonce que les informations figurant dans la base de données portent sur l’année en cours, sur les deux années précédentes et, telles qu’elles peuvent être envisagées, sur les trois années suivantes.

Ces informations sont présentées sous forme de données chiffrées ou à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances.

L’employeur indique, pour ces années, les informations qui, eu égard à leur nature ou aux circonstances, ne peuvent pas faire l’objet de données chiffrées ou de grandes tendances, et en précise les raisons.

La mise en place la base de données économique et sociale

La mise en place de la base de données incombe à l’employeur (art. L. 2323-8 du Code du travail).

La base est tenue à la disposition des représentants du personnel sur un support informatique ou papier, que l’employeur actualise régulièrement (article R. 2323-1-7 du Code du travail).

Sachez-le : il appartient à l’employeur de fixer la périodicité de cette actualisation pour favoriser une information fluide.

L’article R. 2323-1-6 du Code du travail dispose que la base de données est constituée au niveau de l’entreprise. Dans les entreprises dotées d’un comité central d’entreprise, la base de données comporte les informations que l’employeur met à disposition de ce comité et des comités d’établissement.

Remarque : La circulaire de la DGT préconise que l’élaboration de la base de données fasse l’objet d’une négociation avec les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et/ou au niveau du groupe ou, a minima, d’une discussion (Circ. DGT 2014/1, 18 mars 2014).

L’utilisation de la base de données

Il appartient à l’employeur de fixer les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base (art. R. 2323-1-7 du Code du travail).
L’article L. 2323-8 du Code du travail indique que la base de données est accessible en permanence aux membres du comité d’entreprise (ou, à défaut, des délégués du personnel), aux membres du comité central d’entreprise, aux membres du CHSCT et aux délégués syndicaux.

La circulaire de la DGT du 18 mars 2014 précise que la notion de permanence ne peut s’entendre comme une obligation de rendre la base accessible aux représentants du personnel 24h/24 et sept jours sur sept.
En effet, en raison de la fermeture (nocturne et/ou hebdomadaire) de l’entreprise, la base de données peut ne pas être accessible en permanence lorsqu’il faut nécessairement accéder aux locaux de l’entreprise pour pouvoir la consulter.

Il appartient donc à l’employeur de définir les modalités de cet accès, de préférence après concertation des représentants du personnel.

Remarque : les délégués du personnel n’y ont pas accès, sauf lorsqu’ils exercent les attributions du comité d’entreprise.

Les représentants de section syndicale n’ont pas non plus accès à la base de données. Les dispositions réglementaires ne précisent pas si l’employeur peut réserver certaines informations à certains représentants du personnel ou si la base est nécessairement accessible à tous. Là, encore, un accord d’entreprise ou de groupe peut préciser ce point mais la philosophie du texte va plutôt dans le sens d’une totale transparence pour faciliter le dialogue social, ce que confirme la circulaire de la DGT du 18 mars 2014.

La confidentialité des données figurant dans la base de données

Les représentants du personnel sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur (art. L. 2323-8 du Code du travail).

La circulaire de la DGT du 18 mars 2014 rappelle qu’une information est confidentielle si elle n’est pas déjà largement connue du public ou des salariés de l’entreprise et si sa divulgation est de nature à nuire à l’intérêt de l’entreprise.

ATTENTION : il ne suffit pas que les informations contenues dans la base de données économiques et sociales soient déclarées confidentielles par l’employeur pour être reconnues comme telles. La Cour de cassation estime en effet, au sujet de documents remis au comité d’entreprise, que l’employeur doit pouvoir prouver leur caractère confidentiel au regard des intérêts légitimes de l’entreprise. À défaut, la procédure de consultation à laquelle ils ont servi de support doit être reprise à son début (Cass. soc., 5 nov. 2014, no13-17.270). Le même raisonnement doit être suivi pour les informations figurant dans la base de données économiques et sociales.

L’article R. 2323-1-7 du Code du travail) précise qu’il appartient à l’employeur d’indiquer :

  • les informations figurant dans la base de données qui sont confidentielles
  • la durée du caractère confidentiel de ces informations

Contacter le secteur juridique de la Fédération CGT Santé Action Sociale

Pour plus de renseignements, les salariés peuvent contacter le syndicat CGT local de leur établissement.

Les syndicats ou les USD peuvent contacter le service juridique de la Fédération CGT Santé Action sociale par émail à l’adresse suivante : ldaj@sante.cgt.fr

Les salariés peuvent se syndiquer à la CGT en remplissant le formulaire en ligne.

Références

  • Code du Travail
  • Circulaire DGT 2014/1 du 18 mars 2014 relative à la base de données économiques et sociales et aux délais de consultation du comité d’entreprise et d’expertise

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